微軟Office XP新增功能擷英

　　囿於篇幅，本文無法將所有Office XP全新閃光之處一一細說從頭，我們只是嘗試使廣大用戶能從其中一些方面對Microsoft在新世紀之初推出的這一力作有一個整體的印象。

　　一.常規任務

　　1.新建文檔

　　與以前各版本的Office不同，您在使用Office XP產品的時候，無論是在Word中新建文檔，在Excel中創建表格，還是利用PowerPoint來編輯幻燈片，程序主窗口右側都會另外打開一個小窗口，它集中了一些您平時經常會用得到的操作。利用這個窗口，您可以很方便地打開或者新建Office文檔、直接在本機或者通過Internet實現模板管理，甚至不用離開Office應用程序和正在編輯的文檔就可以查找文件。而且使用的組件不同，新建文檔窗口中的內容也不盡相同。

　　2.大容量剪貼板

　　Office XP的剪貼板最多可以記憶24次復制的內容，數量比其前作有了一倍的提高，這讓我們在撰寫文檔的時候能夠同時復制更多的內容。而且，所有復制下來的信息的內容、文字的摘要、圖片的縮略圖等都會在窗口右邊的區域中按次序排列顯示，因此看起來會很加清楚和直觀，這樣您就可以根據自己的實際需要有選擇地粘貼或刪除。

　　3.智能標記

　　Microsoft Office智能標記是一組可在所有Office應用程序中共享的按鈕。當用戶需要它們的時候(例如，Excel公式中出現錯誤，Word自動更正用戶的操作，或者當用戶粘貼某些數據時)，這些按鈕就會出現，並給用戶提供用於更正特定操作或錯誤的選項。例如，我們在Word中粘貼了一段文字之後，插入的段落後會出現一個粘貼按鈕的圖標。讓鼠標指針在標簽上稍作停留，就可以通過下拉菜單的三角標記進行保留源格式、匹配目標格式、僅保留文本和應用樣式或格式的操作。同時，在Office XP中還有針對拼寫檢查而設計的自動更正標記，利用它可以更好地控制和調整自動完成工作。

　　4.語音操作

　　在Office XP中集成了語音操作的方式，經過短暫的機器語音培訓之後，我們就可以直接通過聲音來輸入文檔的內容，或者是實現對段落格式設置、字體更改的操作，還能夠控制Office XP中的菜單、工具欄和對話框選項，讓語音來幫助您打印文檔、保存文件。

　　5.手寫輸入

　　對於那些接觸計算機時間不長，或者是鍵盤輸入速度比較慢的用戶，則可以通過Office XP提供的手寫輸入功能直接用鼠標將文字『寫』入文檔。而且系統除了可以將手寫的文稿識別為標准的電子文稿形式顯示出來以外，在Word和Outlook中還能直接以手寫體保存。如果你有了手寫板輸入設備，也可以直接在Office XP中使用。

　　6.圖片更具真實感

　　Office XP組件的圖形系統得到了很好的改進，通過這個圖形系統，可以讓圖形和藝術字具有更平滑的輪廓，並能夠調整色調和透明度級別。並且，如果因排版需要而要調整數字圖片的大小時，這些圖片不會出現無法重定像素而導致圖片內容難以辨認的情況。

　　二.安全性

　　Office XP對於文檔的安全性方面也提供了一定的保障，這讓我們在使用Office XP的時候更為放心。其一就是在Word、Excel和PowerPoint中增加了文檔數字簽名的功能，這樣在傳發文件的時候，可以通過這個數字簽名確認文件是否被改變過。第二是Outlook中也有郵件數字簽名的功能，以防止別人冒用你的名義發送郵件。另外Office XP中還增強了抵御宏病毒的能力，例如，管理員或用戶可通過一個選項，在用戶、用戶組或公司內從Office安裝中刪除Visual Basic for Applications，以減少通過Office文檔傳播宏病毒的可能性。

　　Office XP的安全性還體現在對文檔的保護。例如，在編寫文檔的時候，如果遇到錯誤或停止響應，可以采用程序恢復功能來激活程序，或者在以後重新打開程序的時候，這個文檔將顯示在『文檔恢復』任務窗格中。和Windows 9x一樣，Office XP也有了一個由系統自動控制的安全模式，當Office XP的組件無法正常啟動時，它會自動進入適當的運行狀態，以減少程序崩潰的可能。

　　三.網絡功能

　　針對微軟公司的.Net戰略，Office XP中也新增了許多網絡方面的功能。

　　1.網頁制作

　　以前用Word制作網頁已經不是秘密了，但是在Office XP中可以在各個組件中將所編輯的文檔直接保存為HTML格式的網頁文件，並且這樣制作得到的網頁能夠在從Internet Explorer 3.0到6.0之間的各個版本上瀏覽，以獲得最佳的瀏覽效果。

　　2.通過網絡共享Office文檔

　　從任何Office XP程序中，您都可以將文檔保存到Microsoft的MSN站點。因此，當我們需要和其他用戶共同編輯一個文件時，就可以利用站點提供的即時協作空間來共享文件。

　　3、將頁面保存為單獨的文件

　　普通情況下，當我們將Web頁面連圖片保存到硬盤之後，必須保證頁面的HTML文件和存放圖片的文件夾在同一個目錄中，否則將出現頁面中圖片缺損的情況。現在有了Office XP，我們在Access、Excel、PowerPoint和Word中，都可以使用一種特殊的頁面文件格式，將頁面中的所有元素(包括文字、圖形和樣式表)保存到單個文件中。這樣既方便了我們管理文件，又容易復制攜帶。

　　4、電子郵件

　　在Office XP中所有組件的工具欄下都新增了一個電子郵件按鈕，通過它可以在工作的時候直接將所編輯的文檔以附件或者是正文的形式發送出去。而且在作為附件形式發送時，僅僅填寫對方的電子信箱地址，並給這封信件進行簡短的介紹即可。當別人收到郵件之後，還可以直接在附件欄中再進行編輯修改，等處理完畢後也能很便捷地將文檔發送給您。

　　四.其它功能

　　細心的用戶可以發現，Office XP在安裝完成之後，『開始』菜單中會有一個『Microsoft Office Tools』文件夾，其中提供了諸多內容的功能選項。其中一部分是和Office XP的安裝卸載有關系，而另外一部分則是Office XP的新增特色功能，下面將其中獨特的幾項改進簡要敘述一下。

　　1.掃描與OCR功能

　　也許是考慮到掃描儀已經逐漸走入家庭的緣故吧，在Office XP中直接集成了對掃描儀的支持。在『Microsoft Office tools』中有一個『Document Imaging』選項，運行它之後就可以直接調用掃描儀對文章進行掃描，有興趣的話可以嘗試一下，你會發現它的掃描效果還不錯呢！以前工作的時候，都是先將文章掃描並進行OCR識別，然後再轉貼到Word中進行處理，所以工作起來非常麻煩。而現在有了Office XP之後，可以直接一次性掃描多篇文章，並有選擇地將一篇文章或者全部文章通過內置的OCR文字識別之後導入Word，所以極大地減輕了工作負擔。

　　2.激活沒有響應的程序

　　一般說來，由於Windows本身的缺陷和各種軟件、游戲的乾擾，很可能出現運行Office XP的時候程序突然失去響應，如果這時你正好在編輯一些重要的文件的話，那豈不是前功盡棄？不要怕，試試『激活產品』命令，沒准它能夠把那斷線的風箏給找回來呢。

　　3.保存設置

　　Office XP還提供了一個『用戶設置保存向導』命令，我們可以把自己對Office XP的設置輸出為文件保存起來，或者放到網絡服務器上。這樣，當以後重新安裝Office XP的時候就不需再次重復繁瑣的設置了。所以您可以輕松地讓家裡的計算機與辦公室的計算機采用相同設置的Office XP，充分滿足您的個人習慣。此功能還可以使管理員節省時間，他們可以把一臺計算機上的設置快速移至另一臺。

　　總之，用戶的工作方式在不斷地朝著更加合理和高效的方向改進。在我們已經邁入的數字化時代，Office XP向我們傳達了這樣的理念：人們可以隨時隨地獲得所需信息，工作人員擁有利用所需分析數據進行決策的工具，人們可以在虛擬工作組中一起工作，而不必受時間和空間的限制。隨著用戶能夠將注意力更多地集中於解決問題本身，而不是時時要受工具或處理過程阻礙工作進程的羈絆，我們的工作將變得輕松而愉快。Office XP，讓您擁有更智能化工作的進步體驗，使您的效率夢想變成現實！