有備無患 做好使用Office 2007的准備

　　也許，你並不打算從現在使用的Office應用程序轉換到微軟新近推出的2007 Office系統。不過這些未免有些一相情願，因為有人可能會使用Office 2007的新XML文件格式向你發送郵件。如果你的公司正在部署Office 2007的話，那麼屬於Office 2003的設置和文件都要遷移到Office 2007上，也許這看似很容易，也許很難，或許根本就不可能。

　　Office 2003向2007過度

　　現在，微軟的更新站點已經用戶准備好了Word、Excel和PowerPoint 2007文件格式的兼容昇級包，並可提供下載和安裝。該昇級包可讓用戶使用先前的Office版本以Office 2007系統的XML格式打開、操作和保存文件：Word的docx格式、Excel的xlsx格式、PowerPoint的.pptx格式。大家可以瀏覽微軟的下載中心手動去下載和安裝該兼容昇級包，文件大小為27MB，下載的話大概需要幾分鍾。

　　轉換到Office 2007需注意什麼

　　在你進行昇級之前,一定要對你的數據進行備份,其中包括你的定制模板和字體。備份好了以後，再插入Office 2007光盤，然後在安裝的界面上選擇『昇級先前的版本』，如果你刪除Office 2003的話，就選擇『移除所有先前的版本』，但也要保留你的設置，例如，Word的用戶詞典、Excel的用戶菜單和Outlook的.pst文件。

　　如果你點擊保持所有先前的版本，也可以實現，但Outlook除外，因為你只能在電腦系統中有一個Outlook程序。如果要保留Outlook 2003，你就點擊安裝選擇圖標和設置微軟Office Outlook不可通用。如果是要安裝Outlook 2007取代之前的Outlook 2003，就選擇『移除接下來的應用程序』，然後再點擊微軟Office Outlook框。

　　重新創建你的定制

　　在Office 2003中，你可以輕松地定制你的菜單和工具欄，但在Office 2007應用程序上，要進行定制並不是那麼簡單。雖說快速訪問工具欄的位置相當明顯，但要對界面菜單進行重新安排卻並不容易，因為這樣做的話，就等於要重寫XML代碼。

　　不過不要失望，你所自定義的Office 2003菜單和工具欄不會出現在Office 2007的插入圖標中。自定義菜單將會出現在圖標的菜單命令組中，你會在適當命名的自定義工具欄中找到你自定義的工具欄。如果你想遷移的命令比較少，就可以把這些命令都放入到快速訪問工具欄中。如果你決定創建個性的工具欄圖標，可以瀏覽MDSN來獲得微軟的用法說明，或是購買售價為30美元的RibbonCustomizer。

　　簡單文件共享

　　2007版本的Word、Excel和PowerPoint都可以讀取從Offices 97到2003先前版本的任何數據文件，且能以Offices的新XML格式來保存先前版本的文件。如果要在2007版本中打開舊版文件，可以點擊Offices按鍵，選擇『轉換』，然後點擊『確定』。不過最終的趨勢是新文件取代舊文件。如果當你保留舊文件的同時，來創建一個XML版本的話，可以點擊『保存』，然後選擇適當的XML文件類型。

　　現在，要把舊文件轉換成2007的XML格式，最簡單的方式就是使用微軟的Office Migration Planning Manager，它提供了一致的自定義設置，從而簡化了軟件昇級和配置方面的需求。另外，它還可以完成對所有Microsoft Office system文件的統計工作，同時還可以確定文件屬性。

　　如果要在Office 97到2003版本的格式中保存Office 2007文件也比較簡單，例如，點擊Office按鍵，再選擇『以Word 97-2003文件的格式進行保存』。不過這裡大家要主要的是，如果這樣進行保存的話，在Office 2007中出現的一些新特性將在舊版Office中消失，或是隱藏這些文件。如果要獲得細節的話，可以點擊Office按鍵，再選擇『准備』，之後運行兼容性就可以了。

　　如果你的顧客堅持要安裝Office 2003，或是其他更老Office版本的話，你可以對Word、Exce和 PowerPoint 2007進行設置，以避免文件共享問題的存在。例如，在Excel 2007中，點擊Office按鍵，選擇Excel選項，選擇位於左邊的『保存』，在『以這種格式進行保存』下選擇Excel 97-2003 Workbook (*.xls)。

　　Office 2007的新界面

　　雖說Office 2007的新界面相當不錯，但是我們似乎可以把它變得更加完美，例如可以在在快速訪問工具欄添加喜歡的命令、學習導航字母、使工具條最小化和選擇更多的命令，這些實現起來都相當簡單。