IBM Lotus Notes/Domino V8 郵件收回功能

　　你希望使用郵件收回功能，現在使用IBM Lotus Notes/Domino V8您就能夠收回郵件消息。通過本文了解郵件收回(Message Recall)功能的工作方式，以及如何配置、控制和部署該功能。

　　郵件消息收回功能是人們最需要的IBM Lotus Notes/Domino V8功能之一。默認情況下，服務器和客戶機將啟用該功能，允許您收回被錯誤發送的郵件消息。本文將研究郵件收回功能的工作方式，討論如何配置和控制該功能，將涵蓋設計和部署該功能中的一些細節。

　　從用戶的角度看，郵件收回的使用比較簡單。只需打開Lotus Notes V8郵件文件的Sent視圖，高亮顯示希望收回的郵件，然後單擊Action欄中的Recall Message按鈕(參見圖1)。

　　圖 1. Action 欄的右側展示了 Recall Message 按鈕

　　然後會出現一個顯示原收件人的對話框，可以取消選中，或者選擇收件人來獲取響應(參見圖2)。

　　圖 2. Recall Message 對話框

　　單擊OK後，將顯示對話框表明已執行收回請求。如果進行了正確設置,會從收件人郵件中刪除消息。您將收到一個報告，告知收回了哪些消息(以及這些消息是否已被閱讀)，是否存在無法收回的消息以及無法收回的原因。現在來研究一下隱藏在這個簡單過程背後的原理。

　　Lotus Notes/Domino V8中已啟用郵件收回功能。無論是從頭開始構建新系統，或是昇級服務器和用戶，都可以使用該功能。如果您需要花費一段時間昇級一個大型系統，可能需要先禁用該功能，以便先對用戶進行支持和培訓。

　　使用Server Configuration文檔來配置郵件收回。這個中心文檔允許您方便地為所有服務器啟用或禁用該功能。Mail Policy文檔可以進一步細化設置，單個的用戶參數設置同樣也可以。

　　如果沒有Server Configuration文檔，默認情況下仍會開啟郵件收回功能，默認設置如下：

　　Message Recall：設置為Enabled

　　是否允許收回未讀狀態的消息：設置為Unread Only

　　允許收回的消息的最長時間限制: 14 daysMessage Recall：設置為Enabled

　　如果部署計劃要求稍後退出該功能，則必須創建一個Server Configuration文檔暫時關閉它。

　　若要禁用郵件收回功能，只需打開Lotus Domino V8 Server Configuration文檔，並將Message Recall設置由Enabled更改為Disabled，如圖3 所示。

　　圖 3. Server Configuration 文檔中的 Message Recall 附簽

　　
　　實現郵件收回功能的要求

　　實現郵件收回功能的要求包括：

　　Lotus Domino V8或更高版本的服務器，包含要收回的郵件。

　　基於Lotus Notes V8或更高版本郵件模板的郵件文件，使用它來收回消息。

　　發件人郵件文件中的郵件消息副本。(通常會在Sent視圖中找到它，不過在All Documents視圖中也可以找到Message Recall按鈕。)

　　允許服務器執行郵件收回功能的許可(可以選擇在策略和收件人郵件文件級別上給出許可，可以在該級別上關閉郵件收回功能)。

　　不僅在具備上述最低要求時可以使用郵件收回功能，甚至當請求收回功能的用戶位於非Lotus Domino V8的服務器上時，也可以使用該功能。所需要的就是一個Lotus Notes V8郵件模板，它包含一個執行郵件收回操作的按鈕。此外，收件人和發件人之間的中間服務器可以是任意版本的服務器，因為此時的請求只是一個電子郵件消息。

　　郵件收回功能只能用於通過NRPC發送的郵件。這意味著無論是發送到Internet的郵件還是通過SMTP發送的內部郵件都不會被成功收回。

　　如果存在限制某個用戶使用該功能的Mail Policy，則該策略會起作用並限制該功能發揮作用。如果不存在任何策略，或者策略允許用戶更改收回設置，則每個用戶都可以在他/她的Mail Preferences中選擇禁用該功能。

　　只有位於Lotus Domino V8或更高版本服務器上的郵件纔能被成功收回。Lotus Domino V8路由器可以執行該操作，因此發送到Lotus Domino V7服務器的收回請求不會被成功執行，而且請求收回操作的用戶將收到一個報告，聲明該服務器不支持郵件收回功能。

　　發件人郵件文件中必須保存郵件消息副本，以便成功收回郵件。如果發件人在發送郵件時沒有保存消息副本，則無法使用郵件收回功能。由於將檢查簽名(出於安全性考慮)，因此原發件人必須從發送郵件的郵件文件收回它。被委托者可以從其他用戶的郵件文件中收回郵件消息，但是只有當由被委托者發送郵件時纔能執行此操作。這表示Lotus Notes Administrator或管理助理不能收回由其他用戶發送的消息，除非有權使用該用戶的ID和密碼。

　　如果郵件被收件人轉發，則轉發郵件無法由原發件人收回，因為UNID與原文檔的不同。換句話說，Message Recall沒有找到郵件的轉發副本。任何轉發郵件必須由轉發人收回。

　　Message Recall不能用於IBM Lotus Domino Web Access。如果郵件位於Lotus Domino V8服務器上，並且請求收回操作的用戶擁有用來啟動收回功能的Lotus Notes V8郵件模板，則可以收回發送到Lotus Domino Web Access用戶的郵件。

　　郵件收回功能僅用於郵件，不能用於Calendar和 To Do消息。如果嘗試收回Calendar或 To Do消息，用戶會看到一個顯示『This message type cannot be recalled(該消息類型不能被收回)』的彈出框。使用Reschedule或 Cancel選項可以取消或更改這些消息項，所有版本的Lotus Notes日歷中都有這些選項。

　　原發件人單擊Sent(或All Documents)視圖中的Recall Message按鈕後，Lotus Notes客戶機會為高亮顯示的郵件創建收回請求。該請求將通過電子郵件發送給用戶選擇的每個收件人或組。(請注意，圖2 中顯示了Internet用戶的地址，並且收回請求可以通過電子郵件進行發送，但是對於這些用戶來說，郵件收回功能沒有成功執行。)

　　如果打算暫時運行混合版本系統，那麼考慮在低於Lotus Domino V8的 SMTP服務器上設置郵件規則，從而拒絕接收這些消息。否則，收回報告會被發送到Internet，這可能會引起收件人的混淆。可以將郵件規則設置為不接受窗體包含『recall』的消息。當SMTP服務器昇級到Lotus Domino V8之後，可以禁用該郵件規則。

　　文檔UNID用於識別收件人郵件文件中的消息。如果服務器能夠執行收回功能，將定位並刪除消息。路由器將徹底刪除消息且僅留下刪除存根，還允許從復制副本刪除消息。即使收件人已經啟用軟刪除，郵件也不會保留在Trash文件夾中。由於文檔UNID用於定位消息，因此移至文件夾中的所有副本也會被刪除。

　　請求收回功能的用戶將收到收回結果報告。如果消息被成功刪除，該報告將包含此信息，並說明郵件是否被閱讀。如果收回失敗，則該報告將說明失敗原因。在收回消息後，請求收回功能的用戶的郵件文件中會有兩個非常相似的通知，一個位於Sent文件夾，另一個位於Inbox。這兩個通知用來正確地告知用戶哪些消息被收回，因此必須告訴用戶在他們對收回結果感到滿意之前應保留這兩個通知。然後再刪除它們。

　　不會將發生的收回事件告知原始郵件收件人。僅僅從收件人的郵件文件中刪除該郵件。

　　如果嘗試收回通過SMTP發送的消息，Lotus Domino V8路由器會發送一個未送達報告(Non-Delivery Report)，即『Message Recall Requests cannot be routed via SMTP』。

　　盡管是在服務器級別上啟用、禁用和配置郵件收回功能，但可以在其他級別上進行細化和控制，為企業提供良好的靈活性來按照所需的方式應用該功能。

　　首先可以在Server Configuration文檔中進行控制，啟用或禁用收回功能;可以選擇收回已讀郵件、未讀郵件或所有郵件;可供選擇的時間限制范圍從幾分鍾到幾周。

　　Lotus Notes Administrator可以使用Mail Policy控制功能。Message Recall選項包括以下內容，如圖4 所示：

　　是否允許用戶收回發送的消息：是/或。

　　是否允許其他用戶收回向該用戶發送的消息：是/或。

　　是否允許收回未讀狀態的消息：只收回未讀狀態消息/收回已讀和未讀狀態消息。

　　允許收回的消息的最長時間限制：指定周、日、時、分。

　　圖 4. Server Configuration 文檔中的 Mail Policy 設置

　　可以將Mail Policy應用於用戶群中的一部分，這些用戶可能由於法律責任需要保留所有郵件消息，或者用於限制允許收回消息的用戶。Mail Policy將重寫Server Configuration文檔中的設置。例如，如果服務器允許收回未讀郵件，而應用於某用戶的Mail Policy允許收回未讀和已讀郵件，則Mail Policy將起作用，未讀郵件和已讀郵件都可以被收回。這樣將提供針對個別用戶的特殊控制。

　　除非在服務器上或通過策略禁用郵件收回功能，否則，用戶也可以控制郵件收回功能。在User Preferences - Basics下，可以選擇或取消選擇『Allow others to recall mail sent to me』。如果用戶取消選擇該選項，該設置會向使用收回功能的用戶發送通知，聲明無法收回郵件。

　　對於很多使用Lotus Notes/Domino的企業來說，郵件收回功能是一個全新的概念。問題隨之而來，這個新功能是否會與法律要求發生衝突，特別是很多有關保留電子郵件的最新法律。

　　針對法律遵從性設計的解決方案通常要求在發送所有郵件時，在到達收件人文件之前進行記錄。郵件收回功能不會影響此類解決方案。實際上，不僅會對原始消息進行記錄，還會對收回請求進行記錄。

　　如果原始郵件需要用於遵從性目的，它應該存放在郵件日志和離站存儲設備中(遵從性解決方案的組成部分)。為了進一步確保，郵件收回功能不能收回這些原始郵件。因此，一個健壯的郵件法律遵從性解決方案不應與郵件收回功能發生衝突，並且很多公司已經擁有完全遵從法律的定制構建的或其他郵件收回解決方案。

　　由於可以離線閱讀Lotus Notes郵件，用戶斷開網絡連接後，郵件文件中郵件的本地副本的已讀和未讀狀態與基於服務器副本的狀態不同，直到發生復制。因此，當用戶離線閱讀郵件時，發送到服務器的收回請求將告知消息未被讀取。

　　移動設備給希望收回消息所有副本的用戶提出了挑戰。除非將手持設備配置為對基於服務器的郵件執行刪除操作，否則不會從手持設備中刪除郵件。手持設備的所有者將管理該設置。同時，根據供應商的不同，設備本身可能無法執行郵件收回功能。

　　如果將郵件發送給名稱含混的用戶，則該郵件不能被收回;收回消息無法確定哪一個收件人是發件人最初所選定的。

　　可以從郵件組成功收回郵件，但是如果在郵件發送和收回期間組成員發生了更改，那麼不會將收回通知發給郵件組中已刪除的原始收件人，而且可能會將收回通知發給從未獲得原始郵件的用戶。同樣，可以從包含Internet地址的組收回郵件，但是只有那些具有有效Lotus Notes地址的組內用戶纔能收到收回通知。其他請求將導致失敗通知。

　　最後，始終可以打印和轉發郵件，甚至制作屏幕截圖。在這些情況下，郵件收回功能是不起作用的。郵件收回功能不能保證消除任何或所有郵件蹤跡;而是為用戶提供恢復郵件發送錯誤的功能。

　　Lotus Notes/Domino V8 Message Recall對於用戶來說仍是一個新工具，並且它會很受歡迎。當您選擇部署該功能時，應考慮為用戶提供培訓，以便他們能夠有效使用它。