Lotus Notes V8 中尋找可用的時間

　　學習如何使用IBM Lotus Notes V8中改進的Scheduler用戶界面更輕松地尋找空閑時間。

　　IBM Lotus Notes V8大大改進了用戶體驗，包括改進了用於會議邀請的空閑時間搜索特性。在以前的Lotus Notes版本中，Scheduler用戶界面(UI)提供的靈活性不大。但是，Lotus Notes V8允許用戶選擇參與者的子集，這樣就可以重點考慮那些對於會議最重要的參與者。按照這種方式，Scheduler用戶界面可以加快搜索可用時間的過程。更方便的特性是，Lotus Notes V8允許用戶右擊一個或多個活躍名稱並執行Find Available Time搜索，從而快速地找到用戶最近的可用時間。

　　當會議主席創建會議時，或在參與者提議一個新時間或發出會議邀請時，改進的Scheduler用戶界面會出現在Check Schedule對話框的Find Available Times附簽下。當主席重新安排會議時，它也會出現在Check Schedule對話框中。　

　　我們通過以下場景研究這個特性。

　　假設現在到了X 公司的一個銷售季度的末尾。X公司有兩個銷售團隊：Team A 和Team B。Daria Mars是 Team A 的主管，Allen Mars是 Team B 的主管。Ray Mars是兩個團隊的經理。Mark Mars是 Team A 的成員(見圖1)。Mark需要安排一個會議，會議要討論和報告他的團隊在這個季度的銷售情況。Mark希望邀請他的經理、他的團隊和Team B 參加會議。按照Mark的看法，他的經理Ray和他的團隊主管Daria是關鍵的參與者。Team B 的主管Allen是一個可選的參與者，但是他對於這次會議也比較重要。因此，在尋找對每個人都合適的會議時間時，Mark主要考慮適應Ray、Daria和 Allen的日程安排。

　　圖 1. X 公司的結構

　　在創建會議時，Mark將 Ray和 Daria標為必需的參與者。因為Ray、Daria和 Allen是會議的三個關鍵參與者，所以Mark要搜索Ray、Daria、Allen和他自己的空閑時間。為此，Mark只需在Scheduler中選擇Ray、Daria、Allen和他自己的姓名旁邊的復選框，並取消其他復選框(見圖2)。

　　圖 2. Scheduler 用戶界面，為空閑時間搜索選擇了關鍵參與者

　　注意，Scheduler用戶界面還為兩個類別提供了復選框：Required和 Optional。這個分類允許用戶輕松地選擇或取消這些組中的所有參與者。Mark取消Optional復選框，從而清空所有可選的參與者。然後單獨選擇Allen。在圖2 中，因為空閑時間搜索不包含其他參與者(Bill Mars和其他人)，所以這些參與者的空閑/忙碌時間是灰色的，這些時間不影響搜索的結果。因此，時間條在2007年 7月 12日的3:00 PM - 4:00 PM時間段是綠色的。如果Mark為每個人啟用空閑時間搜索，那麼07/12/2007的 3 pm - 4 pm時間段的時間條是紅色的，因為其他Optional參與者在這個時間可能有其他活動(見圖3)。

　　圖 3. Scheduler 用戶界面，為空閑時間搜索選擇了所有參與者

　　現在，假設Team B 的Allen在 7月 12日無法參加會議，他提議選擇一個新的會議時間。按照他的看法，這次會議對於他的整個團隊很重要，他希望團隊的每個人都能夠參加。當Allen搜索空閑時間時，他選擇Mark、Ray、Daria、Bill和 Sarah，並取消其他參與者(見圖4)。在圖4 中，Elba和 Wong在 2007年 7月 12日的4:00 PM - 5:00 PM時間段忙，但是因為Allen沒有對他們搜索空閑時間，所以時間條是綠色的。

　　圖 4. 提議新時間時 Check Schedules 對話框中的 Scheduler 用戶界面

　　與之類似，假設Mark接受了提議的新時間，但是在重新安排會議之前，他可以單擊Check Schedule查看所有關鍵參與者的空閑時間(見圖5)。

　　圖 5. 重新安排時 Check Schedules 對話框中的 Scheduler 用戶界面

　　
　　右擊並尋找可用時間

　　Mark為他的會議申請了一臺投影儀。在2007年 7月 12日，Mark收到IT部門Jonathan發來的一封電子郵件，其中提供了新購買的一臺投影儀的使用說明。Mark閱讀了說明，但是仍然有點兒不明白。他想請Jonathan直接解釋一下。他右擊電子郵件中Jonathan的名字，並選擇Find Available Time。

　　從右擊菜單啟動的Find Available Time搜索對Mark和 Jonathan的日程安排進行快速搜索，並打開Find Available Time對話框。Find Available Time對話框標出搜索獲得的最有用的信息。這些信息告訴Mark，Jonathan在今天(2007年 7月 12日)10:00 AM到 11:00 AM有一個一小時的會議，除了這段時間，在12:00 PM之前Jonathan一直有空。Scheduler用戶界面還顯示Jonathan在 4:00 PM - 5:00 PM也有空(見圖6)。太好了。Mark可以單擊Create Meeting按鈕，與Jonathan約定在10:00 AM見面。

　　圖 6. 右擊產生的 Scheduler 用戶界面/Find Available Time 對話框

　　Scheduler用戶界面仍然支持替代名稱。取消了Invitee切換器，因為空閑時間搜索功能不再需要這個特性。

　　IBM Lotus Notes V8中的Scheduler用戶界面為搜索空閑時間提供了很大的靈活性。空閑時間搜索的結果會提高用戶的工作效率。