用實例教你用Excel制作自動考勤表

　　今天我們用實例教你用Excel制作自動考勤表，步驟相對復雜，不過還是非常實用的。

　　一、基本框架設置

　　首先要進行的工作當然就是新建工作簿，在工作表中輸入姓名、日期，制訂考勤表的基本框架。

　　1.啟動Excel，新建一個工作簿，命名為『員工考勤表』，在工作簿中建立12個工作表。

　　2.在當月工作表的A1、B1單元格中分別輸入『姓名』、『日期』，在A2單元格中輸入第1個員工的姓名，接著選擇A2、A3單元格，然後單擊『合並及居中』按鈕將兩個單元格合並為1個單元格，按照以上方法錄入其他員工的姓名(如圖1)。

　　3.在單元格C1中輸入『7-1』，程序將自動轉成『7月1日』(這裡假定考勤從7月1日開始)。用鼠標點選單元格C1，並移動鼠標到單元格的右下角，待出現實心『十』字的填充柄後，按住左鍵拖動到需要的位置，這樣在7月1日後便形成了一個日期序列。

　　4.單擊日期序列最後的『自動填充選項』智能填充標記，在彈出來的菜單中點選『以工作日填充』項，程序便自動將星期六、日去掉，不記入考勤日期。

　　5.選中整個日期行，在『單元格格式』對話框中點選『數字』選項卡。在『分類』列表中點選『自定義』項，在類型框中輸入『d"日"』，然後單擊『確定』按鈕。

　　6.輸入公式『=now( )』，然後按回車鍵，接著單擊『停止錄制』工具欄中的『停止錄制』按鈕結束錄制。

　　1.單擊『視圖→工具欄→繪圖』菜單項，調出『繪圖』工具欄，接著選擇『繪圖』工具欄中的『繪圖→對齊→對齊網格』項。

　　2.單擊『視圖→工具欄→窗體』菜單項，調出『窗體』工具欄，然後單擊『窗體』工具欄上的『按鈕』，接著在單元格B2中拖動鼠標繪制一個按鈕，Excel將自動打開『指定宏』對話框，點選其中的『返回當前時間』宏，並單擊『確定』按鈕(如圖3)。

　　3.單擊按鈕，將按鈕上的文字更改為『上班』，並對文字大小、字體進行設置。然後單擊『繪圖』工具欄上的『選擇對象』按鈕，並按住『Ctrl』鍵，用鼠標將剛纔制作的按鈕拖到B3中，即將制作好的按鈕復制到B3中，並將按鈕上的問題更改為『下班』。

　　4.確認『繪圖』工具欄上的『選擇對象』按鈕被選中，單擊『下班』按鈕，然後按住『Shift』鍵再單擊『上班』按鈕，將兩個按鈕同時選中。單擊『Ctrl』鍵，用鼠標將選中的兩個按鈕拖動復制到B列的其餘單元格中。最後效果(如圖4)。

　　選中待插入上下班時間的單元格，單擊同一行中的『上班』或『下班』按鈕即可。在單擊『上班』、『下班』按鈕時會返回很長一串數字，其實我們只需輸入諸如『13:30』這樣的時間即可。單擊『格式→單元格』菜單項，在彈出來的『單元格格式』對話框中點選『數字』選項卡，在分類框中點選『時間』，在『類型』框中點選『13:30』，最後單擊『確定』即可。

　　要把出勤記錄由公式結果轉換成具體的時間數值，否則當公式被重新計算後，其結果將更改。選中表中的所有數據單元格，單擊右鍵選擇『復制』，點選『編輯→選擇性粘貼』菜單項，在『選擇性粘貼』對話框中選中『數值』項，然後單擊『確定』

　　1.在日期行之後的單元格中依次輸入『遲到』、『早退』、『病假』、『事假』等需要統計的項目。並將這幾列中的單元格上下兩兩合並，使之對應於姓名行(如圖5)。

　　2.單擊單元格Y2，然後鍵入公式『=COUNTIF(C2:X2,">8：30")』(這裡假設上班時間為8:30)，並按回車鍵，Z2單元格中便會出現選中員工所有遲於8:30上班的工作日天數。同理在Z2單元格中輸入公式『=COUNTIF(C3:X3,">17：00")』(假設下班時間為17:00)，並按回車鍵，Z2單元格中便會出現選中員工所有早於17:00下班的工作日天數。

　　3.單擊AB2單元格輸入公式『=COUNTIF(C2:X3,"事假")』，並按回車鍵確認，AB2單元格中便出現了選中員工本月的事假次數。

　　4.其他人的統計方法可以利用Excel的公式和相對引用功能來完成。

　　5.單擊『工具→選項』菜單項，在彈出的對話框中點選『重新計算』選項卡，並單擊『重算活動工作表』按鈕。這樣所有員工的考勤就全部統計出來了。