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在日常生活中對某個文檔進行編輯時,經常需要多次修改方可以定案,而且在修改的過程中可能要參考以前舊的內容,對於這種情況我們該如何避免不同修改版本之間的衝突呢?一般普通用戶會選擇使用『另存為』來解決,每修改一次後可以打開『文件』菜單下的『另存為』命令,將修改後的文檔根據修改的內容或日期進行命名,但是這樣最終會生成多個文件,佔用著空間,而且管理上也很容易出現混亂。其實我們可以使用『版本』功能來解決這個問題。
我們知道,各種軟件在其發布之後,一般都會發布其昇級版本,以便於對錯誤進行修改、在功能上進行增強等。而我們對於文檔來說同樣可以借鑒這樣的思路,將修改的文檔只保存為一個文件,但是有多個版本可以選擇,下面我們就一起來看看他們到底是怎麼做的。
首先打開要編輯的源文檔,在正式修改之前先打開『文件』菜單,選擇『版本』命令,在打開的窗口中單擊『現在保存』按鈕,這樣會打開『保存版本』窗口,在『版本備注』中輸入該版本編輯的時間和一些內容要點,編輯完畢單擊『確定』按鈕(如圖1),這樣會自動保存該版本。
Word中保存版本設置
現在我們就可以將打開的源文檔根據自己的需要進行任意編輯與修改了。在修改完畢我們只要再次運行『文件』菜單中的『版本』命令,然後單擊『現在保存』按鈕,輸入編輯好的文檔備份並單擊『確定』按鈕返回,然後我們只要單擊工具欄上的『保存』按鈕即可。
當我們要打開未修改的版本,或者不同版本之間要進行比較時,只要像普通文件一樣打開保存的文檔後,然後再打開『文件』菜單下的『版本』命令,在窗口中我們可以看到『原有版本』列表中保存了我們以往保存的各個版本,此時只要選中最初保存的版本並單擊『打開』按鈕,這樣即會再打開一個Word窗口並且和當前的版本平鋪在屏幕上,以便於用戶進行比較。
怎麼樣,使用這樣的版本功能是不是圓滿的完成任務了。其實使用版我們還便於我們將文件給大家進行修訂,每人修訂完畢只要保存為自己的版本,這樣最終即可非常方便的比較眾人修訂的內容。