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『John嗎?你在公司嗎?我把產品型錄直傳給你。』
『哦,我現在外面,你用郵件發給我吧!』
『不好意思,型錄太大,郵箱附件容量太小,發不了』……
小劉是深圳某科技公司的業務跟單員,工作性質需要經常給客戶發送電子版文件,IM工具已成為她的重要『武器』。可是很多時候,客戶沒有時間同時上網,而體積上百兆的大文件傳輸也讓她很頭疼。
其實,使用騰訊QQ提供的『離線文件傳輸』、 『文件中轉站』功能,就能夠輕松解決上述問題:『離線文件傳輸功能』能在好友離線時順利實現文件傳送;而普通用戶即可上傳高達1G文件的『文件中轉站』功能是騰訊繼網絡硬盤之後,首創的又一office稱心商務功能。下面,我們就一起來看看怎樣給QQ離線客戶發送文件吧。
離線文件傳輸很快很強大
騰訊首創的QQ『離線文件傳輸』功能支持QQ用戶對不在線的好友發送文件的需求,通過服務器中轉的方式,解決了文件必須實時傳輸的限制,同時大大提高了文件上傳和下載速度,通常狀況下離線文件傳輸速度可達200k/s,大大縮短了花費在文件傳輸上的時間,提高了office的辦公效率。
如何發送離線文件
打開與好友的對話窗口,選擇『傳文件』裡的『發送離線文件』菜單項,選擇好文件便可以開始傳輸了(詳見圖1步驟①);或者我們也可以按照在線發送文件的操作發送文件,在對話窗口的右側文件發送處選擇『發送離線文件』,將文件進行離線形式傳送。(詳見圖1步驟②)
離線傳文件流程啟動後,文件就會上傳至騰訊的文件服務器。離線傳送的文件內容可以保存7天時間,如超過時間接收方沒有接收文件,系統將自動刪除該文件。
如何接收離線文件
當接收方登錄QQ之後,會收到消息提醒,點開聊天窗口之後,在窗口右側就可以看到『收到離線文件』的提示,點擊『接收』就行了。如果接收方此刻不方便接收,可以點擊『下次接收』,系統將會在下次登錄QQ時進行提醒。(詳見圖1步驟③)
具體操作請參看下圖(圖1):
圖1
文件中轉站很好很方便
從QQ2004的第一個測試版本開始,騰訊就向所有用戶免費提供了網絡硬盤服務,它以文件存儲和共享方便的特點受到商務用戶的特別青睞,而騰訊QQ於2007版本推出的『文件中轉站』,著重關注提供大文件(百兆以上)網絡臨時存儲的服務,解決了大文件傳輸的問題,也越來越受到商務用戶的歡迎。
除了QQ郵箱左側的導航欄最下方處有『文件中轉站』入口之外,2009版QQ在面板的『網絡硬盤』功能項中也添加了『文件中轉站』的操作入口,更方便用戶使用。在這裡,我們將講述在QQ面板中如何使用『文件中轉站』上傳、下載和發送文件。
圖2
如何上傳文件
最簡單的方法就是:在Windows界面選中需要上傳的文件,按住鼠標左鍵,直接拖動文件至QQ網絡硬盤面板的『文件中轉站』按鈕,松開鼠標後,系統將自動完成上傳;(詳見圖2步驟①)
另一種方法就是使用工具欄圖標:在QQ網絡硬盤面板最上端的工具欄有一個『上傳』圖標,點擊該圖標,在彈出的對話框選擇要上傳的文件,確認後,系統將自動完成上傳。(詳見圖2步驟②)
如何下載/轉發文件
與文件上傳類似,最簡單的方法是在網絡硬盤面板的『文件中轉站』界面中,選中需要下載的文件,按住鼠標左鍵,拖動文件至Windows界面,松開鼠標後,系統將自動完成下載。此外我們也可以點擊要下載文件對應的『下載』鏈接進行下載。
如果要將文件發給好友,點擊要轉發文件對應的『轉發』鏈接,(詳見圖2步驟③)然後在彈出的『共享』窗口選擇接收文件的好友,點擊『轉發』即可。(詳見圖2步驟④)接收方將收到系統提示的消息框。(見圖2步驟⑤)
與網絡硬盤不一樣的是,文件中轉站只是一個臨時存儲空間,在服務器上被保留的時間是有限的。到期後,系統將自動清理過期文件。同時,文件中轉站中的文件以郵件發送出去後,收件人需要在有效時間內下載,普通用戶的有效時間是7天。不過,利用QQ2009版『文件中轉站』新推出的續期功能,文件可以無限次續期——只需每隔一段時間進行續期,就可以一直保存下去。
點評:
離線文件傳輸和文件中轉站,對office一族來說是非常稱心的小工具。通過這些功能,office一族可以享受到電子辦公帶來的便利,從而大大提高辦公效率,這也將進一步增強廣大商務用戶對QQ的黏性,為QQ進一步搶佔高端商務市場創造了更有利的條件。