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在編輯Word表格時,有時或許需要進行一些簡單的計算。這項工作,你可以使用『表格』菜單中的『公式』命令(Word2003)或者『表格工具』的『布局』選項卡『數據』組中的『公式』(Word2007)來完成。
隨時手動更新域
與Excel能夠在更改了單元格數據後自動重新計算結果不同,在更改了Word表格中的數據後,相關單元格中的數據並不會自動計算並更新。這是因為Word中的『公式』是以域的形式存在於文檔之中的,而Word並不會自動更新域。
要更新域,需要選中域,然後用右鍵單擊選中的域,從彈出的快捷菜單中,單擊『更新域』。或者,也可以選中域後,按下F9鍵更新域結果。而且,我們可以選中整篇Word文檔後,按下F9鍵一次性地更新所有的域。
打印前自動更新域
有時,因為忘記了更新域結果,所以你將計算有誤的Word表格打印出來呈送給了上司,後果很嚴重吧?為了避免這種嚴重後果的發生,你只要進行簡單設置,即可以讓Word表格公式也能自動重新計算並更新域結果。以下我們分別說一說Word 2003和Word 2007的具體設置過程。
1.Word 2003設置過程
①在『工具』菜單中,單擊『選項』命令。
②單擊『打印』選項卡,然後在『打印選項』標題下,選中『更新域』復選框。
③單擊『確定』按鈕。
2.Word 2007設置過程
①單擊『Microsoft Office按鈕』,然後單擊『Word選項』。
②單擊『顯示』,然後選中『打印前更新域』復選框。
③單擊『確定』按鈕。
經過以上設置,在打印文檔前,Word將會自動更新文檔中所有的域,從而保證打印出最新的正確計算結果。