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作為中國最大的即時通訊提供商,經過十年發展,QQ不僅成為全球網民溝通的重要平臺,也以其文件傳輸、群組應用等方便、快捷的商務功能,風靡辦公室,成為office一族不可或缺的辦公助手。
早在今年4月某專業評測機構舉辦的"網友票選最喜愛的QQ十大功能"活動中,傳文件、群組聊天、語音視頻、截圖、個性展示、手機QQ、安全加密、網絡硬盤、遠程協助和異步通訊等十大特色功能高居得票前列。而從QQ2009正式版推出到最近發布的SP3版本,除了早已成為商務用戶心儀的四大王牌功能的不斷優化之外,消息盒子、QQ鎖等創新功能,也儼然躍居2009年商務應用"新秀"。下面,就讓我們盤點一下在Office一族中正流行的QQ功能吧。
王牌商務功能:歷久彌堅更好用
王牌功能之:QQ傳輸文件快准狠
頻繁的文檔交換和大型文件分發,已成為辦公一族常用的工作形式。互聯網時代的辦公應該是即時、快速和具有共享性的。作為QQ最受歡迎的特色功能之一,用QQ傳文件,傳輸速度快,並且支持斷點續傳、和離線傳輸,大大提高了在線辦公效率。
據了解,局域網商務環境下QQ平均傳輸速度高達7500k/s,200兆的文件30秒即可傳送成功。而跨網傳輸平均速度達到90k/s,是同環境下msn傳輸速度的6倍,在行業內遙遙領先。
同時,為應對意外斷線的情況發生,QQ提供的斷線續傳的功能,即使在傳輸過程中意外中斷,用戶仍可從斷點處重新開始傳輸,大大節省了時間和帶寬資源(圖1)。
圖1 斷點續傳大大節省了時間和帶寬資源
傳統上文件傳輸要求雙方都在線,並且接受方必須確認接收後纔能開始傳輸,而且一旦意外斷線,雙方還需要重復執行傳輸與接收操作。QQ首創的離線文件傳輸功能滿足了用戶的異步傳輸需求。通過服務器中轉的方式,解決了文件必須實時傳輸的限制,同時大大提高了文件上傳和下載速度,通常狀況下離線文件傳輸速度可達200k/s,大大縮短了花費在文件傳輸上的時間。
普通用戶每天可向離線好友發送不超過10M的文件,將為用戶暫存這些文件,好友下次登錄QQ時將收到提醒並可以立即進行下載,使辦公更加靈活和富於彈性(圖2)。
圖2 離線文件傳輸 使辦公更加靈活和富於彈性
王牌功能之:QQ群溝通方便高效
不少公司都在全國各地設有分支機構,很多業務交流需要跨部門、跨公司,在需要廣播通知事情、或者共同討論問題的時候, QQ群成為最明智方便的選擇。
騰訊QQ群為QQ用戶中擁有共性的小群體建立了一個即時通訊平臺,提供了即時交流、群共享、群相冊、群論壇、群通訊錄、群郵件和多人語音會話等豐富的功能,可最高容納500人在群內進行溝通(圖3)。QQ2009版中,新的群組功能重點突出了群共享、群動態以及群聊天記錄的在線保存功能。而選擇性接收已屏蔽消息、消息盒子和群搜索功能組成的三大群組管理功能,使QQ群能夠真正"為我所用"。
圖3 選擇性接收已屏蔽信息和群搜索等功能,使QQ群裡多方溝通方便又高效
而作為商務應用四大王牌功能的QQ網絡硬盤和音視頻應用,也通過不斷的產品優化,為我們帶來了不一樣的全新體驗。作為虛擬移動網絡存儲,網絡硬盤成為QQ傳文件和文件中轉站有利補充,滿足了不同辦公用戶對文件存儲和傳輸的需求。而09版QQ在多人語音方面也為我們帶來了更清晰的語音質量與更方便的控制功能。在進行多人語音對話時,我們還可以通過窗口的對話框發送文本消息、發送文件、發送短信以及進行其它功能活動。
除了上述四大王牌功能之外,"網友票選最喜愛的QQ十大功能"中唯一一個非應用功能上榜的QQ安全功能,在09年也越來越強大。QQ消息密文傳送、集成查殺木馬安全模塊,集成密碼安全控件、不同安全級別的文件傳輸設置、多級密碼保護系統以及好友關系鏈恢復等等,都是QQ在IM業內首創的多重安全保障機制,加上密保卡、密保令牌、密保手機等多重安全措施,也為我們的自身帳戶打造了立體化的安全保障體系。
"新秀"商務功能:創新中將商務貫徹到底
"新秀"功能之消息盒子:信息收取一"盒"搞定
作為QQ2009正式版新推出的功能,消息盒子集統一收取、便捷操作、分欄清晰為一體,消息異步處理功能,能輕松管理好我們的信息。我們可以隨時關閉QQ,只需下次登錄時打開它,就可繼續查看、處理。QQ2009 SP3版本中,經過優化的消息盒子則更加貼心,左右分欄的設計提高了我們篩選信息的效率:左側可以一覽哪些人給我們發送了消息,而在右側就可以直接預覽該消息的內容(圖4)。
圖4 左右分欄,信息一目了然
"新秀"功能之QQ鎖:鎖住隱私無擔懮
如果要暫時離開電腦,又擔心商業機密被偷窺,用QQ鎖就可以一舉兩得。QQ鎖是QQ2009正式版SP2中首創的提供給所有用戶保護個人隱私的功能。鎖定後,QQ依然在線並能接收消息和傳送文件,而別人不能查看我們的好友列表以及任何消息。只有輸入正確密碼解鎖後,纔能查看到QQ裡面的信息。鎖定QQ時,已經打開的會話窗口會自動隱藏起來,解鎖的時候,則會自動恢復鎖定前打開的狀態(圖5)。
圖5 QQ安全鎖,安全信息無泄露
"新秀"功能之浮動搜索欄:不懂信息想搜就搜
時代飛速發展,個人總是難以跟上時代的步伐,同事間的交流或與客戶的洽談中,總是會遇到一些生疏的專有名詞或新生詞匯,甚至是英文簡拼,工作進展一時卡了"殼"。運用SP3推出的浮動搜索欄,在會話窗口中,選中部分聊天記錄後,並將鼠標指針移動到選中的文字上,在出現的工具欄中點擊"搜一下",就會跳轉到瀏覽器中進行搜索。如果你選定的部分是某個英文單詞,這個"搜索浮動欄"還會即時翻譯出中文,各種生僻詞、專有詞和英文單詞,立馬就可以攻破(圖6)。
圖6 隨時"搜"一下,信息立馬知
電子化辦公的日漸流行,讓即時通訊軟件迅速成為office一族的重要幫手,除了安全和快捷,更豐富易用的功能也是十分重要的。從四大王牌商務功能到不斷湧現的"新秀"功能,騰訊QQ以良好的商務應用體驗,贏得了越來越多的辦公人群的青睞。
據了解,繼續完善細節功能,加入更具有創造力的新功能將會是QQ2010的主旋律,隨著騰訊QQ版本的持續更新,Office一族會擁有哪些更細致和貼心的商務功能呢,一起期待吧。