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由於重復輸入或粘貼等原因,Excel 2007工作表往往存在重復的數據或記錄。如果工作表的規模比較大,手工查找和刪除重復數據很難做到『完全徹底』。不過這個問題對Excel 2007來說則是『小菜一碟』,因為它的幾個新功能可以輕松解決這類問題。
1、標識重復數據打開工作表,選中可能存在重復數據或記錄的區域。單擊『開始』選項卡中的『條件格式』打開菜單,在『突出顯示單元格規則』子菜單下選擇『重復值』,打開如圖1所示對話框。在左邊的下拉列表中選擇『重復』,在『設置為』下拉列表中選擇需要設置的格式(例如『綠填充色深綠色文本』),就可以在選中區域看到標識重復值的效果,單擊『確定』按鈕正式應用這種效果。
圖1對『重復值』選項卡進行設置
2、篩選重復數據如果需要進一步識別並刪除重復數據,可以根據上面的標識結果將數據篩選出來:選中按上述方法標識了重復數據的待篩選區域,單擊『數據』選項卡中的『篩選』按鈕,使篩選區域首行的各單元格顯示下拉按鈕。接著單擊某個下拉按鈕打開菜單,選擇『按顏色篩選』子菜單中的『按字體顏色排序』,即可將存在重復數據或記錄的行篩選出來,這時就可以查看並手工刪除重復數據了。
3.自動刪除重復數據Excel 2007提供了名為『刪除重復項』的功能,它可以快速刪除工作表中的重復數據,具體操作方法是:選中可能存在重復數據或記錄的區域,單擊『數據』選項卡中的『刪除重復項』按鈕,打開如圖2所示對話框。如果需要保留若乾完全相同記錄中的一條,然後將剩餘的相同記錄全部刪除,必須將如圖2中的列標題全部選中,點擊『確定』後,會彈出對話框顯示刪除結果。
圖2對『刪除重復項』進行勾選
如果記錄中有一列(或幾列)存在相同數據,想保留一條記錄並刪除剩餘記錄,請將這些列在如圖2中的列標題(例如『地址』)或列標(例如『E』)選中,『確定』後就會保留一條記錄並將多餘的全部刪除(如圖3)。
圖3多餘的重復記錄已經被刪除