|
||||
對於國家公職人員、企業白領及廣大跑市場的商務人士來說,電子郵件既是最不可或缺的重要信息交換和溝通渠道,同時也是最容易在不經意間把自己的核心機密傳播出去的泄密源頭!從有關最新的統計數據看,電子郵件泄密的發案率正在呈現逐年加速上昇的趨勢,並且已經成為眾多大型商業機密泄密事件的真正『元凶』。
其實,針對電子郵件的內容泄密,苹果公司的做法比較耐人尋味,據苹果前高級營銷主管約翰馬特拉洛(John Martellaro)曾在博客網站Mac Observer上撰文稱,苹果向媒體提前發布產品信息時,與媒體的對話通常面對面進行或通過電話完成,但絕對不會通過電子郵件來完成,因為通過電子郵件,會使整個事件被泄密出去!既然電子郵件現如今已經成為眾多泄密事件的源頭,我們每一個電子郵件用戶可能也都無法真正保證自己不會因為某些誤操作而使郵件內容泄密,那麼無論是企業級用戶還是個人用戶,究竟怎樣纔能將重要的電子郵件切實保護起來呢?接下來小編給出一則非常實用的小技巧。
在這裡首先需要借助一款叫做『TSP文件鎖』的小軟件,別看這款小軟件只有2MB左右的個頭,但是它卻是一款專業級的文檔外發控制工具,該款工具的最大特色就是可以在原樣展現文檔圖文內容的同時,又可以通過一系列的文檔閱讀和使用權限定制來對文檔內容加以最高級別的外發控制保護,這些外發控制保護包括限制文件閱讀次數和有效期限、超過有效期限自動銷毀文檔、限定特定閱讀對象、通過輸入密碼閱讀文檔及對電子文檔顯示水印保護等。其實相對於PDF格式電子文檔在內容上的『原版呈現』,『TSP文件鎖』生成的TSP文檔可以被看成更為高級和安全的『PDF』(如圖2)。
TSP文件鎖出眾的功能和不凡的市場定位可能會讓不少用戶感到其很有『來頭』,其實該軟件的確系出名門,『TSP文件鎖』由國內終端與數據安全產品的領先企業深圳大成天下獨家研發,內置有目前國內最頂級的電子文檔加密技術和多重安全加密策略,可以為用戶提供多種實際需求下的電子文檔內容安全保護,既不耽誤電子文檔的外發傳閱,又可以對電子文檔內容進行最高級別的安全保護,這是『TSP文件鎖』最核心有功能。
了解了『TSP文件鎖』的功能特色之後,接著小編介紹對應具體的電子郵件批量加密備份操作:用戶首先將重要郵件的內容導出,一般可以將它們保存為Word文檔、Excel文檔、純文本或圖形圖像文檔,接下來在開始菜單中的『TSPrinter』項目中選擇『Office文檔批量打印』,這是『TSP文件鎖』集成的一個小工具,可以同時一次性對多個機密電子文檔進行快速批量加密權限設定,在打開的窗口中通過單擊『添加文件』按鈕將所有需要加密備份的重要郵件內容導入進來,然後點擊『設置安全選項』按鈕進行批量的權限設定,最後執行『開始打印』即可(如圖3)。
這裡需要說一下,用戶在打開『設置安全選項』後,可以一次性對所有已經導入的重要電子郵件內容進行相同的使用權限設定,可設置的使用權限包括(如圖4):
文件失效後刪除:過期後自動刪除文件;
禁止文件被打印:可以設置文件是否可以被打印,默認不允許;
文件綁定機器碼:可以設置文件在指定計算機上纔可以打開;
最大閱讀次數:可以設置的最大打開次數為 100 次;
最大有效天數:可以設置的最大有效天數為 360 天;
允許設置水印:可以設置文件的水印,起到威懾作用;
對於所有經過『打印』出來的加密電子郵件,『TSP文件鎖』會將其打印成一個專用的.TSP文件,這是一個經過包含控制權限的特殊文件(包括使用密碼纔能打開文檔,文檔超過指定的使用次數和天數後會自動自我刪除等),用戶可以使用軟件自帶的TSReader.exe綠色閱讀器進行內容閱讀。如果論文需要外發時,用戶只要將該TSReader閱讀器和經過權限設定的.TSP文件一起外發即可,這個TSReader.exe綠色閱讀器只有800KB,非常小巧。
以上的操作方法是不是非常簡單呢?事實上,『TSP文件鎖』還可以支持操作同樣方便的單個電子文檔加密,用戶只要執行『打印』操作並設置相應的加密權限即可。從用戶實際的加密需求看,無論是企業級用戶還是個人用戶,『TSP文件鎖』都絕對不可多得。