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眾所周知,隨著第三次工業革命的到來,科學技術就已經宣告進入了信息化時代。同時網絡信息化進程也在發生著日新月異的變化並被各個領域所廣泛應用。檔案管理作為管理工作的重要組成部分,在如火如荼的信息化時代則面臨著現代管理方法和先進網絡技術綜合運用跨越式發展的挑戰。檔案管理工作要想保持與時俱進,則必須充分利用信息化管理過程中的新技術,實現對檔案管理的信息化。
面臨檔案信息化發展的大趨勢,2011年海口市國土資源局率先進行了本單位的檔案數字化整理,基於該項目技術含量的高科技化因素考慮,海口市國土資源局經過反復的考量最終選擇了北京東方飛揚軟件股份有限公司為其檔案數字化項目擔綱設計搭載。東方飛揚作為國內數字化檔案管理領域的先驅,通過對海口市國土資源局以往檔案管理工作情況的全面了解,最終采用了飛揚數字檔案管理系統軟件。
針對海口市國土資源局以往檔案管理的特殊性,東方飛揚此次所實施項目分為檔案數字化和數字檔案管理系統兩個方面。同時應海口市國土資源局檔案數字化加工的總體需求,對其檔案進行了數字化加工處理。東方飛揚檔案資料數字化的基本原則是:使檔案信息資源准確方便快捷地提供利用,使可以公開的檔案信息資源得到共享,以滿足社會、組織或個人對檔案利用的需求,實現對原件實物的有效保護。同時此次將紙質檔案數字化的基本環節包括了檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數據質檢、數據掛接、數據驗收、數據備份、光盤制作等環節。紙質檔案數字化將采用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質檔案進行數字化加工,將其轉化為存儲在磁盤、磁帶、光盤等載體上並能被計算機識別的數字圖像或數字文本。這些環節通過東方飛揚自主開發的檔案數字化加工工作流程管理軟件來從數字化加工處理的各個環節進行控制,從而實現全流程的信息化管理。
為了確保檔案在項目實施階段的安全性,東方飛揚提出在紙質檔案數字化過程中應加強對各環節的安全保密管理機制,確保檔案原件和數字化檔案信息的安全。同時各個環節均應進行詳細的登記,並及時整理、匯總、裝訂成冊,在數字化工作完成的同時建立其完整、規范的記錄。作為擁有完備從業資格證書的東方飛揚公司,憑借完善的質量控制手段,經濟的項目實施成本,嚴密的保密管理機制、過硬的工程實施團隊以及在此之前成功完成的眾多大型類似項目實施經驗,必將能夠為海口市國土資源局的數字化檔案管理項目做到完美收官,引領海口市國土資源局進入檔案信息化管理新領域。