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Excel 2007中若要匯總和報告多個單獨工作表的結果,可以將每個單獨工作表中的數據合並計算到一個主工作表中。這些工作表可以與主工作表在同一個工作簿中,也可以位於其他工作簿中。對數據進行合並計算就是組合數據,以便能夠更容易地對數據進行定期或不定期的更新和匯總。
例如,如果您有一個用於每個地區辦事處開支數據的工作表,可使用合並計算將這些開支數據合並到公司的開支工作表中。這個主工作表中可以包含整個企業的銷售總額和平均值、當前的庫存水平和銷售額最高的產品。
要對數據進行合並計算,請使用『數據』選項卡上『數據工具』組中的『合並計算』命令。
按位置進行合並計算——按同樣的順序排列所有工作表中的數據並將它們放在同一位置中
1、在每個單獨的工作表上設置要合並計算的數據。
如何設置數據
·確保每個數據區域都采用列表(列表:包含相關數據的一系列行,或使用『創建列表』命令作為數據表指定給函數的一系列行。)格式:第一行中的每一列都具有標簽,同一列中包含相似的數據,並且在列表中沒有空行或空列。
·將每個區域分別置於單獨的工作表中。不要將任何區域放在需要放置合並的工作表中。
·確保每個區域都具有相同的布局。
·命名每個區域:選擇整個區域,然後在『公式』選項卡的『命名單元格』組中,單擊『命名單元格區域』旁邊的箭頭,然後在『名稱』框中鍵入該區域的名稱。
2、在包含要顯示在主工作表中的合並數據的單元格區域中,單擊左上方的單元格。
注釋:確保在該單元格右下側為合並的數據留下足夠的單元格。『合並計算』命令根據需要填充該區域。
3、在『數據』選項卡上的『數據工具』組中,單擊『合並』。
4、在『函數』框中,單擊Microsoft Office Excel用來對數據進行合並計算的匯總函數(匯總函數:是一種計算類型,用於在數據透視表或合並計算表中合並源數據,或在列表或數據庫中插入自動分類匯總。匯總函數的例子包括Sum、Count和Average。)。
5、如果工作表在另一個工作簿中,請單擊『瀏覽』找到文件,然後單擊『確定』以關閉『瀏覽』對話框。
在『引用』框中輸入後跟感嘆號的文件路徑。
6、鍵入為區域指定的名稱,然後單擊『添加』。對每個區域重復這一步驟。
7、確定希望如何更新合並計算。請執行下列操作之一:
·若要設置合並計算,以便它在源數據改變時自動更新,請選中『創建連至源數據的鏈接』復選框。
要點只有當該工作表位於其他工作簿中時,纔能選中此復選框。一旦選中此復選框,則不能對在合並計算中包括哪些單元格和區域進行更改。
·若要設置合並計算,以便您可以通過更改合並計算中包括的單元格和區域來手動更新合並計算,請清除『創建連至源數據的鏈接』復選框。
8、請將『標簽位置』下的框留空。Excel不將源區域中的行或列標簽復制到合並計算中。如果您需要為合並的數據加標簽,請從某個源區域復制它們或手動輸入它們。