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同事拿過來一份關於學生評語的Word文檔,如圖1所示,要求在數學成績的後面插入關於學習等級的評價,這裡的等級必須根據數學成績作出判斷,分不及格、良好、優秀等不同級別。針對上述要求,如果單純在Word中進行操作,步驟將相當的繁瑣。其實,我們可以利用Word和Excel的組合操作,具體步驟如下:
第1步:在Word中按下『Ctrl+H』組合鍵,打開『查找和替換→替換』對話框,單擊『更多』按鈕切換至高級替換模式,勾選『使用通配符』復選框。
第2步:將查找內容設置為『[0-9]{1,}』,『替換為』設置為『^&分,學習等級^p^&^p』,這裡的『^&』表示查找的內容,『^p』表示段落標記。或者,也可以將查找內容設置為『([0-9]{1,})分』,『替換為』設置為『^&,學習等級^p\1^p』,注意這裡的『,』均為中文全角狀態下輸入,或者也可以從文檔中復制。
檢查無誤之後,單擊『全部替換』按鈕,此時將獲得圖2所示的效果,這主要是為了在Excel中更便於處理。
第3步:全選文檔,將其粘貼到Excel,右擊打開『設置單元格格式→數學』對話框,選擇『自定義』分類,手工設置為『[<60]『『不及格』』;[<80]『『良好』』;『『優秀』』』,注意這裡的『;』均為英文半角狀態下輸入。
第4步:將Excel中的內容復制回Word,打開『選擇性粘貼』對話框,在這裡選擇『無格式文本』的粘貼格式。接下來仍然打開替換對話框,將查找內容設置為『(學習等級)^13(*)^13』,替換為『\1\2』,這裡的『\1\2』分別代表查找框中的第1個和第2個表達式。